Teknik Persidangan Organisasi Formal

Pelantikan Kepengurusan

(Studi Di Organisasi HIMMABA - Himpunan Mahasiswa Malang Alumni Bahrul 'Ulum)

Persidangan dalam organisasi kemahasiswaan merupakan ruang tertinggi dalam pengambilan keputusan. Setiap kebijakan, peraturan, dan arah gerak organisasi ditentukan melalui proses musyawarah yang demokratis. Oleh karena itu, dibutuhkan mekanisme yang sistematis, terarah, dan dipahami bersama oleh seluruh peserta agar keputusan yang dihasilkan bersifat sah, berkeadilan, serta mencerminkan aspirasi bersama.

Sebuah organisasi formal yang mempunyai legalitas administrasi dalam sistem pembangun organisasi tersebut tentulah tidak terlepaskan dengan penggunaan suatu forum persidangan sebagai wujud kongkret demokrasi organisasi tanpa meninggalkan unsur sakralitas sebuah legalitas guna penyokong sistematisan alur manajerial suatu organisasi. 

Dengan demikian inilah yang menjadikan HIMMABA menggunakan teknik persidangan sebagai salah satu cara yang digunakan dalam berbagai forum resmi organisasi seperti rapat, musyawarah, pelaporan pertanggungjawaban, hingga pembahasan komisi organisasi dalam konferensi atau kongres.

Agar dapat memahami alur persidangan perlulah mengetahui sekilas tentang penggunaan beberapa istilah dalam forum persidangan khususnya organisasi HIMMABA, antara lain yaitu;

Opsi

Merupakan istilah Bahasa Inggris yang berarti “pilihan”, istilah opsi dipakai dalam persidangan HIMMABA ketika peserta sidang bermaksud memberikan atau mengutarakan sebuah usulan atau pilihan terhadap sebuah topik pembahasan dalam persidangan HIMMABA baik sidang komisi atau pun pleno.

Usulan dalam opsi bersifat pilihan, dalam kata lain tidak langsung diterima oleh forum namun terlebih dahulu harus ditentukan dengan menggunakan teknik persidangan.

Dalam penyampaiannya si pemberi opsi (pengopsi) haruslah terlebih dahulu mengacungkan tangan secara mengucapkan kata “Opsi” sebagai keyword, barulah setelah itu pengopsi dapat mengutarakan pada forum terkait usulannya dengan mendapat kesempatan berbicara dari presidium sidang.

Opsi dapat tertolak oleh presidium sidang jika si pengopsi tidak menyertai alasan rasional tentang mengapa opsi tersebut muncul dan diperlukan. Jika muncul banyak opsi (usulan) tentang suatu topik pembahasan, hendaknya ditampung terlebih dahulu berdasarkan kuota (batasan) jumlah opsi yang telah disepakati bersama oleh peserta sidang diawal persidangan.

Adapun penentuan mana opsi yang dipakai dari beberapa opsi yang muncul ditentukan oleh dukungan dari pihak lain yang disebut “Afirmasi” yang juga batasannya telah ditentukan diawal persidangan oleh presidium sidang yang disepakati bersama oleh peserta sidang.

Afirmasi

Setelah sebuah opsi muncul dalamsuatu persidangan, sebagaimana penjelasan diawal dikatakan bahwa penentuan opsi mana yang digunakan tidak boleh sepihak atau langsung diterima begitu saja melainkan tetap harus menggunakan prosedur persidangan yang menggunakan aturan demokratis namun tetap sistemis.

Hal ini dikarenakan untuk meminimalisir adanya ketidaksetujuan suara dari sebuah opsi yang akan digunakan dalam sebuah permasalahan dari beberapa kelompok, sehingga tiap individu dapat bebas bersuara menanggapi sebuah opsi yang muncul.

Untuk memilih suatu opsi inilah diperlukan dukungan suara dari pihak lain, dukungan atau penguatan sebuah opsi dari pihak lain inilah yang disebut dengan istilah “Afirmasi”.

Dalam penyampaian Afirmasi tentulah harus disertai alasan yang rasio serta logis terkait mengapa menguatkan opsi tersebut dengan terlebih dahulu mengacungkan tangan seraya mengucap kata “Afirmasi” sebagai isyarat bahwa orang tersebut akan memberikan sebuah afirmasi. 

Kemudian pembatasan sebuah afirmasi sendiri dari tiap opsi (usulan) yang muncul sebelumnya harus ditentukan terlebih dahulu oleh presidium sidang bersama peserta sidang diawal-awal persidangan guna sebagai acuan persidangan.

Dalam menanggapi afirmassi yang muncul pada persidangan kejelian dan ketegasan oleh presidium sidang sebagai pimpinan tertinggi persidangan sangat diperlukan, dikarenakan presidium sidang mempunyai hak untuk menolak dan menerima sebuah usulan dari peserta sidang baik opsi atau afirmasi sebelum dikembalikan lagi kepada peseta sidang, dengan catatan presidium sidang harus memberi penjelasan yang rasional jika ia memutuskan untuk menolak suara (ospi atau afirmasi) yang muncul.

Kemudian sebuah afirmasi tidaklah berlaku kembali dengan kata lain gugur apabila si pengopsi dari opsi yang di afirmasi memutuskan untuk mencabut opsi yang telah diusulkannya, yang disertai alasan logis mengapa ia mencabut opsi tersebut.

Apabila opsi dicabut kembali dan masih terdapat beberapa pihak yang tetap bersikukuh untuk medukung opsi tersebut maka pihak tersebut dapat mengusulkannya melalui bagian PK (Peninjauan Kembali) yang telah ditentukan waktunya diawal persidangan.

Apabila suatu opsi yang muncul mendapati afirmasi yang sama berimbang alias sama kuatnya (sama-sama mendapati afirmasi yang telah ditentukan diawal), maka langkah selanjutnya adalah tahapan “Justifikasi” (penguatan dari si pengopsi kembali) terkait mengapa opsi tersebut diperlukan.

Justifikasi

Adalah penguatan kembali sebuah opsi yang muncul dalam persidangan oleh si pembuat opsi terkait alasan yang rasional tentang pentingnya opsi tersebut untuk diperlukan dalam menghadapi permasalahan tanpa merendahkan opsi dari pihak lain. 

Justifikasi dilakukan jika sebuah opsi mendapati afirmasi yang sama kuat dari batas afimasi yang ditemtukan. Adapun justifikasi sendiri diperlukan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam pada peserta sidang terkait suatu opsi dari seseorang sekaligus sebagai penguat alasan rasional tentang opsi tersebut. 

Dimungkinkan melalui tahapan justifikasi suatu pihak pemegang suatu ospi akan mencabut opsinya karena lebih setuju opsi dari pihak yang lain atas alasan yang lebih rasional, akan tetapi jika hingga proses tahapan justifikasi kedua pengopsi tetap memegang teguh atas opsi yang diusulkan maka persidangan harus dilanjutkan dengan tahapan “ lobbying” antara pihak-pihak yang saling menguatkan diri atas opsinya masing-masing dengan presidium sidang sebagai media penengah.

Lobbying

Merupakan tahapan persidangan yang dilakukan ketika proses tahapan justifikasi tak berhasil membuat salah satu pihak pengopsi mencabut opsinya atau dalam kata lain masing-masing pihak tetap bersikukuh atas opsinya masing-masing.

Dalam praktek tahapan lobbying, presidium sidang sebagai pihak penengah memanggil pihak-pihak yang saling memegang teguh opsinya. Kemudian dengan presidium sidang sebagai penengah masing-masing pihak diberi kesempatan waktu untuk berunding terkait jalan penengah perbedaan opsi masing-masing dengan disaksikan oleh peserta sidang.

sehingga melalui tahapan ini masing-masing pihak yang opsinya kuat dapat secara face to face. Adapun waktu batasan lobbying dapat ditentukan dengan kebijaksanaan pimpinan sidang yang telah disepakati oleh peserta sidang. Dalam prakteknya pimpinan sidang harus mampu bersikap netral dan tidak memihak salah satu pihak terkait kelebihan dan kekurangan suatu opsi.

Melalui tahapan lobbying inilah memungkinkan terjadinya pencabutan ospi dari suatu pihak karena pihak tersebut memutuskan untuk meleburkan diri pada opsi dari pihak lain atas dorongan alasan yang lebih baik dan rasional.

Akan tetapi jika tahapan lobbying masih gagal mencari titik temu atau masing-masing pihak saling berikeras memegang opsi masing-masing, maka tahapan berlanjut menuju tahapan “votting” yang menjadi tahapan akhir.

Votting

Merupakan langkah terakhir penentuan pemakaian suatu opsi dalam sebuah topik pembahasan pada persidangan, dimana tahapan ini dilakukan tatkala prosedur penentuan opsi dari tahapan afirmasi, justifikasi, hingga lobbying gagal mencari titik temu, dengan kata lain masing-masing pengopsi tetap tegas memegang opsi masing-masing.

Adapun votting dilakukan secara serentak antar keseluruhan peserta sidang dengan presidium sidang sebagai penengah. Melalui tahapan votting inilah opsi yang mendapat suara teratas akan otomatis dipakai dalam pembahasan suatu topik pada persidangan.

Namun jika tahapan votting gagal mencari titik temu maka dilaksanakan votting bagian kedua dari keseluruhan peserta sidang dengan memberikan kesempatan pada masing-masing pihak pengopsi untuk memberikan sekali lagi alasan pentingnya opsi tersebut tanpa menjatuhkan opsi pihak lain.

Namun jika votting kedua ini masing-masing opsi tetap berimbang maka keputusan diserahkan kepada pimpinan sidang sebagai pemimpin tertinggi persidangan untuk diambil keputusan secara bijaksana dengan alasan rasionalitas yang tinggi.

Selain kelima istilah diatas sebenarnya terdapat beberapa istilah lagi yang patut untuk diketahui, dimana istilah kali ini merupakan istilah diluar tahapan penentuan ospsi (opsi, afirmasi, justifikasi, lobbying, votting). Beberapa istilah tersebut antara lain sebagai berikut:

 Informasi / Information

 Merupakan istilah persidangan yang dipakai untuk memberikan sebuah informasi tentang sebuah hal yang urgen untuk diketahui oleh peserta sidang baik itu hal berkenaan dengan persidangan atau hal diluar persidangan yang dianggap penting untuk disampaikan.

Prosedurnya sama seperti istilah lain dimana peserta sidang terlebih dahulu harus mengacungkan tangan seraya mengucap kata kunci “informasi”. Perlu diketahui bahwa penyampaian “informasi” bersifat instan atau dapat dilakukan di waktu mana saja tanpa menunggu kesempatan dari prsesidium sidang, dengan kata lain tahapan “informasi” berada di bagian paling terdepan berkenaan dengan waktu penyampaiannya.

Order

Merupakan istilah yang dipakai dalam persidangan yang bertujuan untuk memberikan sebuah tawaran pada peserta sidang tentang suatu hal diluar pembahasan persidangan. Dalam kata lain istilah “order” cenderung lebih mengarah kepada “permohonan” yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu.

Oleh karena itulah pihak yang mengajukan order harus menjelaskan pula order tersebut ditujukan kepada siapa saja; kepada peserta sidang, presidium sidang, atau panitia penyelenggara persidangan. Sama seperti tahapan “informasi”, penggunaan ordrer dapat dilakukan di waktu mana saja pada persidangan tanpa menunggu kesempatan dari presidium sidang.

Penggunaan istilah order berada diposisi kedua setelah istilah informasi berkenaan dengan waktu penyampaiannya, dengan kata lain jika ada dua pihak yang mengajukan informasi dan order dalam waktu yang sama maka pihak yang harus didahulukan adalah pihak yang memberi “informasi” baru kemudian pihak yang memberi “order”. 

Kemudian order sendiri tidak serta merta disepakati oleh presidium sidang melainkan juga harus ditanyakan kepada peserta sidang, apakah suatu order tersebut diterima atau tertolak.

Question

Merupakan istilah dalam persidangan yang digunakan untuk mengajukan sebuah pertanyaan kepada pihak-pihak tertentu. Waktu penyampaian “Question” tidak leluasa atau seketika waktu seperti penyampaian “informasi” dan “order”, namun tetap harus menunggu kesempatan yang diberikan oleh presidium sidang berkenaan dengan waktu penyampaiannya.

Namun tahapan ini berada di tahapan yang lebih terdepan daripada penyampaian “opsi”, dengan demikian jika terdapat dua pihak yang mengajukan “Opsi” dan pihak yang lain mengajukan “Question” maka yang didahulukan adalah pihak yang mengajukan “Question” baru setelah pertanyaan dijawab oleh pihak yang menjadi sasaran question maka barulah pihak lain yang berkeinginan mengajukan “opsi” dapat bersuara.

 Answer

Merupakan istilah dalam persidangan yang digunakan oleh suatu pihak tertentu untuk menyampaikan sebuah jawaban atau tanggapan dari sebuah “question” (pertanyaan) yang muncul. 

Adapun waktu penyampaiannya menunggu kesempatan dari presidium sidang, tidak spontan dijawab tatkala sebuah question (pertanyaan) muncul dari pihak lain.

Privelage

Merupakan istilah dalam persidangan yang digunakan sebagai “kata kunci” untuk izin meninggalkan ruang persidangan dalam sebuah forum tertentu, baik itu meninggalkan seluruh rangkaian acara persidangan atau izin sejenak karena keperluan tertentu.

Penggunaan privilege harus disertai alasan yang kuat dan logis agar dapat diterima oleh presidium sidang, adapun waktu penyampaian “privelage” dapat dilakukan pada ssembarang waktu tanpa menunggu komando presidium sidang.

Prosesnya sama seperti penggunaan istilah lain yakni mengangkat tangan setelahnya baru mengucap “privilege” dan menjelaskan alasan yang rasio terkait izin tersebut.

PK (Peninjauan Kembali)

Merupakan istilah persidangan yang ditujuakan untuk meninjau kembali sebuah hal yang luput dari pembahasan suatu topik atau bab dalam persidangan, sedang suatu topik atau bab tersebut telah menghasilkan kesepatan terkait suatu opsi yang telah disepakati bersama. 

Adapun cara mengajukan sebuah “PK (Peninjauan kembali)” terlebih dahulu harus mengerti tentang prosedural persidangan yang telah ditetapkan bersama pada awal persidangan, khususnya terkait pembahasan PK (Peninjauan Kembali) apakah PK diletakkan pada akhir pembahasan suatu bab, atau pada sesi akhir keseluruhan bab sebelum ketetapan ditanda tangani, atau justru dapat dilakukan disembarang waktu. 

Adanya suatu PK (Peninjauan Kembali) yang muncul tidak serta merta diterima oleh presidium sidang melainkan harus ditanyakan kepada peserta sidang apakah PK dapat diterima atau tidak.

Jika diterima, suatu PK (Peninjauan kembali) akan secara otomatis menjadi sebuah opsi dan persidangan dapat dilanjutkan dengan pemilihan opsi mana yang dipakai, apakah opsi hasil kesepakatan pertama atau justru opsi yang lahir dari suatu PK (Peninjauan Kembali). Pemilihan opsi mana yang dipakai menggunakan tahapan sebagaimana dijelaskan diatas (Afirmasi, Justifikasi, Lobbying, dan Votting).

Intrupsi

Merupakan istilah yang digunakan untuk memotong pembicaraan dari presidium sidang yang bertujuan agar presidium sidang memberi kesempatan suatu pihak untuk membicarakan suatu pembahasan baik question, answer, informasi, ataupun order.

Adapun waktu pelaksanaan intrupsi dapat dilakukan di sembarang waktu namun presidium sidang juga memiliki hak untuk menerima intrupsi atau justru mengabaikan intrupsi yang masuk dengan melihat pertimbangan situasi dan kondisi persidangan.
  

Ketukan Palu

Dalam suatu forum yang menggunakan teknik persidangan tentu membutuhkan media “palu sidang” sebagai alat penegasan kebijakan dalam persidangan yang dipimpin oleh seorang pimpinan sidang.

Adapun dalam persidangan HIMMABA terdapat beberapa aturan terkait penggunaan arti ketukan palu yang meliputi;

1. Satu kali ketukan mempunyai arti disepakatinya suatu keputusan 
2. Dua kali ketukan mempunyai arti penscores waktu persidangan dan pergantian presidium sidang.
3.  Tiga kali ketukan mempunyai arti memulai persidangan dan diakhirinya persidangan
4. Banyak ketukan (lebih dari tiga) mempunyai arti menenangkan persidangan yang tak kondusif.

 

 

Pelaksanaan persidangan yang tertib dan terstruktur merupakan fondasi utama tercapainya keputusan yang sah, adil, dan akuntabel dalam organisasi. Setiap tahapan persidangan, mulai dari penyampaian opsi, afirmasi, justifikasi, lobbying, hingga votting, dirancang untuk menjamin partisipasi seluruh peserta dan meminimalisir ketidaksetujuan yang tidak produktif. Dengan memahami mekanisme ini, seluruh anggota HIMMABA dapat berperan aktif dalam membangun kultur demokrasi organisasi yang sehat dan profesional.

 

Akhir kata, pedoman ini diharapkan menjadi acuan yang jelas bagi setiap peserta sidang, baik untuk pemula maupun anggota yang berpengalaman. Kepatuhan terhadap prosedur dan etika persidangan tidak hanya memperkuat kualitas keputusan, tetapi juga menjaga keharmonisan, integritas, dan kredibilitas HIMMABA sebagai organisasi yang menjunjung tinggi nilai profesionalisme dan demokrasi.

 

 

( Selesai )