Surat Ala HIMMABA

Contoh Surat Di Organisasi HIMMABA

Secara umum surat mempunyai arti sebagai bentuk komunikasi tidak langsung yang menggunakan pihak ketiga (objek) sebagai alat penyampaian / perekaman pesan. Sebagaimana perkembangan zaman sebuah surat lazimnya ditulis pada secarik kertas, meskipun pada masa-masa sebelumnya dimana mesin pencetak kertas belum ditemukan seringkali surat ditulis pada media lain seperti kayu, kain, daun, dan lain sebagainya.

Berdasarkan sifatnya, surat dikategorikan menjadi dua jenis yaitu surat non formal dan surat formal / resmi. Surat non formal merupakan sebuah surat yang ditulis oleh perorangan atau kelompok tanpa keformalan tertentu, dalam hal ini pihak pembuat surat bukan sebuah lembaga, badan, atau organisasi formal, contoh surat non formal meliputi surat lamaran kerja, surat pengaduaan ke lembaga, surat pernyataan perorangan, dan lain sebagainya. Adapun surat formal / resmi merupakan  kebalikan dari surat non formal dimana surat jenis ini biasa dipakai dalam ruang lingkup organisasi formal yang mempunyai kelembagaan dan kepengurusan jelas, mengingat surat sendiri merupakan alat utama yang menunjukkan keformalan dan legalitas suatu organisasi dalam berkomunikasi. 

Terkait aturan model surat beserta sistematikanya dalam suatu organisasi dengan organisasi lainnya tentulah terkadang penuh dengan perbedaan, dikarenakan suatu organisasi mempunyai otoritas masing-masing dalam menentukan kebijakan termasuk dalam pembuatan pedoman administrasi surat-menyurat. Oleh karena itulah dalam membuat surat pada suatu organisasi pertama yang harus diketahui adalah apakah organisasi tersebut mempunyai pedoman aturan penulisan surat atau tidak. Jika mempunyai maka wajib hukumnya menggunakan pedoman tersebut dalam pembuatan surat guna sebagai pemaksimalan aturan organisasi sekaligus menjadi ciri khas organisasi tersebut. Jika tidak mempunyai aturan pedoman surat maka boleh mengacu pada aturan organisasi lain sebagai referensi pembuatan aturan surat. 

Adapun di keorganisasian HIMMABA, pembagian jenis surat terbagi menjadi dua kategori yaitu berdasarkan jenis surat dan berdasarkan kategori penerima surat. Pembagian ini dijelaskan. dalam POPA HIMMABA (PPTA:Sebelumnya) mengacu pada hasil Kongres HIMMABA VIII pada April 2015 di Junrejo Batu.

Berdasarkan jenisnya surat HIMMABA dibagi menjadi dua bagian yakni surat biasa dan surat khusus. Pertama Surat Biasa, adalah surat yang dikirim dan diterima tanpa kekhususan tertentu meliputi 3 buah surat antara lain; Surat Rutin yaitu surat biasa yang ditandatangani oleh ketua dan sekretaris, Surat Pengantar yaitu surat-surat yang berfungsi sebagai pengantar pengiriman, ditandatangani oleh Ketua dan sekretaris, dan surat keterangan yaitu surat-surat yang berisi keperluan organisasi tentang keberadaan perorangan, program dan lain-lain ditandatangani oleh Ketua dan sekretaris. Kedua yaitu Surat khusus, adalah surat-surat yang dikeluarkan oleh organisasi karena keperluan khusus seperti :

• Surat Keputusan: surat-surat yang dikeluarkan organisasi berdasarkan  keputusan rapat yang berkaitan dengan kebijaksanaan organisasi,ditandatangani oleh ketua dan sekretaris.
• Surat Perjanjian: surat-surat yang berisi perjanjian antara organisasi dan pihak-pihak Iain, ditandatangani oleh Ketua.
• Surat Tugas: surat-surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batas waktu, ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris.
• Surat Pernyataan: surat-surat yang berisi pernyataan sikap organisasi terhadap suatu masalah ditandatanganioleh Ketua dan Sekretaris.

Adapun berdasarkan kategori penerima jenis surat HIMMABA terbagi menjadi tiga bagian  meliput; surat internal, surat eksternal, dan surat global (internal dan eksternal). Pertama surat internal, merupakan surat keluar yang ditujukan kepada pihak dalam ruang lingkup keanggotaan HIMMABA baik itu anggota kehormatan, istimewa, biasa, atau luar biasa. Surat jenis ini dikodekan huruf abjad “A” yang ditulis dalam nomor surat keluar. Kedua surat eksternal, merupakan surat keluar yang ditujukan kepada pihak luar selain keanggotaan HIMMABA. Surat jenis ini dikodekan huruf abjad “B” yang ditulis dalam nomor surat keluar Adapun Ketiga surat global (Internal-ekstrenal), merupakan surat keluar yang isi perihalnya ditujukan kepada pihak internal organisasi dan berlaku pula bagi pihak di luar organisasi. Surat jenis ini dikodekan huruf abjad “C” yang ditulis dalam nomor surat keluar